Laiškas apie biudžetą

Brangios seserys,

Mūsų vasaros Kapitula priminė bendrystės kūrimo bei atskaitomybės ir efektyvesnio valdymo svarbą. Vienas iš svarbiausių būdų tai įgyvendinti yra per biudžeto planavimą – t.y. ateinančių metų pajamų ir išlaidų planavimą. Iki šiol, neturint aiškaus plano, buvo ypač sunku atsakingai naudoti centrinės kasos lėšas ir suteikti finansinius leidimus namams: ne visada aišku, kokius išteklius namai jau turi ar kokia suma, esančia centrinėje kasoje, galime laisvai disponuoti.

Todėl, pasitarusi su GT, visų seserų prašysiu apsvarstyti kitų kalendorinių metų (2026-01-01 iki 2026-12-31) asmeninius ir namų bendruomenių biudžetus, kad juos patvirtinę GT galėtume sudaryti bendrą visos vienuolijos biudžetą.

1. Etapai

• Iki spalio 20 d. kiekviena sesuo paruošia planuojamą kitais metais asmeninių pajamų ir išlaidų biudžetą (žr. 1 lent.), kuriuo pasidalina ir aptaria su visomis tuose namuose gyvenančiomis seserimis susirinkimo metu. Po to visi namų seserų asmeniniai biudžetai pakoreguojami (jei reikia) ir perduodami NV. NV juos patvirtinus, jie persiunčiami NE, kuri įtraukia juos skaičiuodama galutinį namų biudžetą.
• Iki spalio 20 d. kiekvieni namai apsvarsto ir sudaro bendrų namų pajamų ir išlaidų biudžetą (žr. 2 lent.), jei patogu – to paties namų susirinkimo metu, kai dalinamasi asmeninių biudžetų dydžiais.
• Iki spalio 31 d. NE apskaičiuoja ir paruošia galutinį namų biudžetą, kuris apima ir visų seserų asmeninius biudžetus ir bendrų namų pajamų ir išlaidų biudžetą (žr. 3 lent.). Seserys ir bendruomenės, kurios gyvena fiziškai atskiruose namuose, savo biudžetus vadovybei pateikia atskirai, netraukiant į bendrą namų biudžetą.
• Lapkričio mėn. Vadovybė (GV+GT+GE) peržiūri galutinius namų ir asmeninius pavieniai gyvenančių seserų biudžetus, prireikus grąžindamos patikslinimui ar perskaičiavimui.
• Galutiniai biudžetai tvirtinami GV su GT ir GE pritarimu iki gruodžio 1 d. Biudžeto patvirtinimas reiškia, kad šios išlaidoms jau gautas leidimas. Leidimo vėliau papildomai prašoma tik tada, kai atsiranda stambių būtinų ir biudžete nenumatytų išlaidų.
• Kas ketvirtį, namų seserys teikia ketvirtines ataskaitas NE ir susirenka namuose aptarti, kaip sekasi vykdyti biudžeto planą. NE prižiūri, kad planuotas biudžetas būtų įgyvendinamas, švelniai primindamavisų įsipareigojimus.
• Finansines namų ataskaitas NE siunčia el. paštu GE (s. Laura) el. paštu kas 6 mėn. (Excel formatu). GE su ekonomine darbo grupe išanalizuoja atitikimą tarp biudžetų ir šių finansinių ataskaitų bei pateikia išvadas bei rekomendacijas GV ir GT.
• Asmeniniai biudžetai siunčiami Vadovybei tik jei sesuo gyvena atskirai. Kitais atvejais jie pateikiami NE. Bendras namų išlaidų biudžetas taip pat vadovybei nesiunčiamas, jis reikalingas tik NE, kad ji galėtų apskaičiuoti galutinį namų biudžetą, kurį NE siunčia Vadovybei. Jei reikia konsultacijų, NE ir NV ruošimo eigoje konsultuojasi su GE ir GVP.

2. Kaip svarstyti biudžetus

• Tiek asmeninės, tiek namų išlaidos svarstomos visos bendruomenės – tų, kurios gyvena kartu. Už svarstymo eigą atsakinga namų vyresnioji (NV). Toks būdas augina mūsų bendrystę bei atsakomybę prieš viena kita ir prieš visą vienuoliją. Galutinius namų biudžetus paruošią NE.
• Pasidalinimas asmeniniu biudžetu namų bendruomenėje nėra perdėm detalus, bet turėtų atspindėti sesers planuojamas išlaidas kiekvienoje kategorijoje (žr. 1 lent.). Kiekviena sesuo trumpai įvardina sumas, kurių prašo kiekvienoje biudžeto eilutėje. Kitos seserys tokiu būdu turi progą palyginti savo planuojamas išlaidas su kitų planais ir pasiūlyti kitoms atgalinį ryšį. Įprastai toks ryšys tebūna skirtas padrąsinti kitą seserį naudotis ištekliais, kai akivaizdu, jog sesuo sau neskiria reikiamo dėmesio. Tai taip pat duoda progą užduoti klausimus pasiaiškinimui, kai kieno nors planuojamos išlaidos aiškiai išsiskiria be aiškios priežasties, tačiau turėtume visomis jėgomis vengti bereikalingo smalsavimo ir apkalbų.
• Bendrų išlaidų planavimas įprastai remiasi praeitų metų biudžetu, tačiau taip pat numatomos planuojamos stambios namų išlaidos (remontai, automobilių, baldų pirkimas).
• Slaugomų ir pagyvenusių seserų namuose biudžeto svarstymas pritaikomas jų galimybėms, tačiau galutinio biudžeto pateikimo data ta pati.

3. Ką turi apimti asmeniniai seserų biudžetai

• Visos planuojamos sesers pajamos ir jų šaltiniai.
• Visos sesers planuojamos įprastinės išlaidos– įskaitant asmenines išlaidas maistui bei atostogų, rekolekcijų, tobulinimosi, kelionių, gydymo ir apaštalavimo išlaidas.
• Stambios numatomos išlaidos (pvz., kelionės jubiliejam, atostogoms, rekolekcijoms).
• Dešimtinė.
• Smukiau žr. 1 lent.

4. Ką turi apimti bendrų namų pajamų ir išlaidų biudžetas

• Finansiniai ištekliai: sąskaitų likučiai, turimos investicijos ar indėliai.
• Visos numatomos pajamos (iš visų šaltinių, įskaitant atlyginimus, pensijas, pajamas iš nuomos, fondų ir t.t.).
• Numatomos bendros namų išlaidos pragyvenimui: maistas, buitis, komunaliniai, stambūs pirkiniai ar neeilinės išlaidos.
• Išlaidos turto priežiūrai ar remontui.
• Nekilnojamas turtas: be lentelėse aprašyto biudžeto, namai prašomi pridėti nekilnojamo turto sąrašą ir apytikslę jo rinkos vertę (jei tokio yra). Jei turtas įregistruotas ne Kongregacijos, bet sesers vardu, tai aiškiai pažymima. Nekilnojamas turtas apima butus, žemę, ir kt.
• Smukiau žr. 2 lent.

4. Ką turi apimti galutinis namų biudžetas, siunčiamas tvirtinti Vadovybei

• Bendrą namų pajamų ir išlaidų biudžetą (įskaitant visus likučius ir indėlius).
• Visų seserų asmeninių biudžetų pajamas ir išlaidas (sumas).
• Administruojamo nekilnojamo turto ir jo rinkos vertės sąrašą.
• Kiek namai turi atidėti tiems metams nenumatytoms išlaidoms.
• Smukiau žr. 2 lent.

5. Kiti tvirtinimui teikiami biudžetai

• Vienkartiniai projektai ir stambūs tęstiniai apaštaliniai projektai (pvz., Guronių rekolekcijų namai) pateikiami vadovybei tvirtinti atskirai, idealiai pagal tą patį grafiką.
• Vadovybė taip pat sudaro savo administracinių išlaidų biudžetą (išlaidos kelionėms, technikai, etc.). Taip pat numatomos preliminarios išlaidos bendriems vienuolijos renginiams.
• Naujokyno namų biudžetas.

6. Galimos paramos kryptys

• Sesė Ignė Marijošiūtė patarė kreiptis į tris fondus, kurie galėtų remti mūsų švietėjiškas veiklas Lietuvoje: Lietuvių fondą, Kazickų fondą ir Tautos fondą (pvz., Guronių veikla, Kazimiero namų studenčių aukšto remontai).
• Seserys, kurios planuoja studijuoti ar atsinaujinti, pirmiausiai pačios atsakingai ieško rėmėjų ir fondų; tik gavę neigiamus fondų atsakymus, jos kreipiasi į Vadovybę dėl galimos paramos iš centrinės kasos.
• Vienuolija iš centrinės kasos pagal galimybes remia apaštalinius seserų projektus.

Mielos seserys, šis darbas pareikalaus mūsų bendro atsakingumo, bet kartu padės augti brandume ir vienybėje. Biudžeto planavimas – tai ne tik skaičiai, bet ir mūsų rūpestis viena kita bei mūsų vienuolijos atsinaujinimu.

Su meile ir malda Kristuje,

s. Ligita

Priedai:

2025-09-29

GJ